|
Sääntömuutosehdotus sukukokoukseen 8.6.2013:
Saarinen-Sauri sukuseura
Hallitus 20.4.2013
Perustelut sääntömuutosehdotukselle Aulangon sukukokouksessa v. 2013
Sukuseuran säännöt ovat seuran perustamisen ajalta v. 1993.
Sääntöjä tarkistettiin v. 2010 Keuruun sukukokouksessa niin, että suvunpää ei enää ole hallituksen puheenjohtaja, vaan hallituksen puheenjohtaja valitaan erikseen. Suvunpään uutta roolia ei kuitenkaan muutetuissa säännöissä määritelty mitenkään.
Kaikilta muilta osin voimassa olevat säännöt ovat vuodelta 1993.
Hallituksen sääntöesityksen perustelut ovat seuraavat:
Kohta 2, tarkoitus ja toiminta: Sukuseura on rekisteröimätön yhdistys. Se merkitsee, että seura ei ole oikeustoimikelpoinen eikä se siten voi omistaa omaisuutta eikä tehdä taloudellisia (normaalia toimintaa) suurempia sitoumuksia. Rekisteröimätön yhdistys on yhtymä, jonka tekemistä velvoitteista vastaavat yhtymän osakkaat ja ensi sijassa päätöksen tekoon osallistuneet henkilökohtaisesti. Voimassa olevien sääntöjen 2 kohdan viimeinen momentti edellyttäisi yhdistyksen rekisteröintiä. Hallitus esittää viimeisen momentin poistamista säännöistä, jolloin rekisteröinti ei ole tarpeen.
Uusi kohta 4, suvunpää: Keuruun sukukokouksessa tehdystä suvunpäätä koskeneesta sääntömuutoksesta johtuen suvunpään rooli, tehtävät ja valtuudet esitetään määriteltäväksi säännöissä. Muutos selkeyttää suvunpään, hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen roolia ja työnjakoa.
Kohta 5, hallitus: Hallituksen puheenjohtaja valitaan vuosikokouksessa, samoin hallituksen jäsenet, joita on vähintään 5 ja enintään 9. Eläviä sukuhaarojahan on nykyään kymmenen. Hallitus valitsee varapuheenjohtajan keskuudestaan.
Kohta 10, vuosikokous: Vuosikokouksen tehtävälistan numerointi on muuttunut. Tehtävään 2 on lisätty suvunpäätä koskeva huomautus. Tehtävät 9 (suvunpään valinta) ja tehtävä 10 (hallituksen puheenjohtajan ja muun hallituksen valinta) on eriytetty omiksi tehtävikseen. Tilintarkastajien sijaan valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.
Muut ehdotetut muutokset ovat stilistisiä.
(Sääntömuutos on hyväksytty sukukokouksessa Hämeenlinnan Aulangolla 8.6.2013)
Saarinen-Sauri sukuseuran säännöt
1. Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Sukuseura Saarinen-Sauri, kotipaikka Hämeenlinnan kaupunki ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.
2. Tarkoitus ja toiminta
Sukuseuran tarkoituksena on vaalia suvun perinteitä, edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa ja selvittää suvun vaiheita ja historiaa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura
- järjestää yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia
- kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä saattaa sitä jäsenten tietoon
- harjoittaa sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä
- pitää luetteloa suvun jäsenistä.
3. Jäsenet
Sukuseuran jäsenyyteen on oikeutettu jokainen I8 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.
Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus.
Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta seuran kokouksessa.
Jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.
Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena.
Seuran jäsenen alle I8-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksuista ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.
Hallituksen esityksestä voi vuosikokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa.
Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.
Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.
4. Suvunpää
Sukuseuralla on suvun keskuudesta valittu suvunpää, jonka vuosikokous valitsee erityistä luottamusta ja yleistä arvostusta nauttivien ja suvun perinteen puolesta ansiokkaasti toimineiden jäsenten keskuudesta vuosikokousten väliseksi ajaksi. Suvunpää vaalii suvun arvojen, perinteen ja yhteenkuuluvuuden edistämistä.
Suvunpää avaa sukuseuran kokoukset ja toimii kokousten puheenjohtajana ellei kokous suvunpään estyneenä ollessa päätä valita muuta kokouksen puheenjohtajaa.
Suvunpäällä on oikeus osallistua hallituksen kokouksiin ja käyttää siellä puheenvuoroja. Suvunpäällä ei kuitenkaan ole äänioikeutta hallituksen päätöksenteossa.
5. Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan varsinaisessa vuosikokouksessa.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja sekä vähintään 5 ja enintään 9 jäsentä, joiden valinnassa on otettava huomioon eri sukuhaarojen edustus. Hallituksen jäsenten toimikausi on vuosikokousten välinen aika.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
Hallitus voi keskuudestaan valita työvaliokunnan valmistelua ja käytännön toimia varten.
6. Sukuseuran nimen kirjoittaminen
Sukuseuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
7. Tilit
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi viimeistään seuraavan maaliskuun aikana. Toiminnantarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään seuraavan toukokuun kuluessa.
8. Seuran kokousten koollekutsuminen
Seuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena postitse tai sähköisesti kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu vuosikokouksen nimeämässä valtakunnallisessa sanomalehdessä taikka muulla vuosikokouksen päättämällä tavalla.
9. Seuran kokoukset
Seuran vuosikokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti-syyskuun aikana.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Seuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.
10. Vuosikokous
Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus;
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, mikäli suvunpää ei esteen vuoksi johda kokousta;
3. valitaan sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa;
4. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
5. hyväksytään kokouksen työjärjestys;
6. esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja toiminnantarkastajan lausunnot vuosikokousten väliseltä ajalta;
7. päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä;
8. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle;
9. valitaan suvunpää;
10. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja hallituksen muut jäsenet;
11. valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja seuraavaksi toimikaudeksi;
12. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
11. Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/ 4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.
JÄSENREKISTERISELOSTE
Jäsenrekisteriseloste
(Henkilötietolaki 523/99 10§)
1. Rekisterinpitäjä
Sukuseura Saarinen-Sauri. Puheenjohtaja Heli Hyttinen, Liimattalantie 1293, 44420 Liimattala, sihteeri Mori Näres, mori.nares@hotmail.com
2. Jäsenrekisterin hoitaja
Sihteeri Mori Näres, mori.nares@hotmail.com
3. Rekisterin nimi
Sukuseuran Saarinen – Sauri jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittely ja tarkoitus
Yhdistyslaissa ja sukuseuran säännöissä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenten, ainaisjäsenten, suvunpään ja kunniajäsenten nimi, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sukuhaara, jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot sekä jäsenmaksutiedot.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä, heidän läheisiltään, omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot. Kirjanpidosta ja hallituksen päätöksistä saadut tiedot jäsenmaksujen ja yhdistyksen muiden maksujen suorittamisesta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Vain sukuseuran jäsenasioista vastaavalla henkilöllä (kohta 2) on rekisteriin pääsyoikeus atk:lla tallennettuihin tietoihin sekä oikeus rekisterissä muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
Henkilötiedot ovat toimintakautta 2022 - 2025 vastaavat.
SUKUTUTKIMUSREKISTERISELOSTE
Sukututkimusrekisteriseloste
(Henkilötietolaki 523/99 10§)
1. Rekisterinpitäjä
Sukuseura Saarinen-Sauri. Puheenjohtaja Heli Hyttinen, Liimattalantie 1293, 44420 Liimattala. Sihteeri Mori Näres, mori.nares@hotmail.com
2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Olli Sauri, Tampereentie 19 as 1, 13100 Hämeenlinna
Hallituksessa olevat sukuhaarojen edustajat.
3. Rekisterin nimi
Sukuseuran Saarinen – Sauri sukututkimusrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sukuseuran sääntöjen mukaisen sukututkimuksen tekeminen ja suvun historiaan liittyvien julkaisujen tekeminen/teettäminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Tutkittaviin sukuihin kuuluvista henkilöistä ja heidän puolisoistaan:
- nimi, syntymäaika ja –paikka, vihkimisaika ja –paikka, kuolinaika ja –paikka, arvo ja ammatti;
- muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot;
- osoitetieto;
- suostumus-ja kieltotiedot erikseen suojattuina.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Pääsääntöiset tietolähteet:
- sukuun kuuluvien antamat tiedot.
- muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit;
- painetut lähteet;
- väestötietojärjestelmä;
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteristä luovutetaan tietoja ainoastaan sukututkimustarkoituksiin. Rekisteristä voidaan siirtää tietoja ulkomaille tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeiden mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
ATK-pohjainen ja manuaalinen rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti (manuaaliset aineistot lukitussa tilassa). Elossa olevien henkilöiden arkaluonteisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.
9. Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen
Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.
|
